Comment organiser un événement de recrutement (virtuel ou en personne) ?

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Mis à jour le
5 juin 2022
Dernière publication le
27 septembre 2022
Comment organiser un événement de recrutement (virtuel ou en personne) ? | Canada Talents - Blog

Événement d'embauche, salon de l'emploi, salon des carrières ou événement de recrutement ; ce sont les mots que vous avez peut-être entendus pour désigner ces événements où les entreprises proposent des entretiens sur place aux candidats potentiels. Les événements d'embauche sont particulièrement populaires auprès des organisations dont le taux de roulement est élevé, car elles se retrouvent souvent avec de nombreux postes à pourvoir. Ces événements permettent aux employeurs de rassembler et de filtrer simultanément un grand nombre de candidats, accélérant ainsi le processus de recrutement.

Avec la pandémie de 2019, les événements d'embauche n'ont eu d'autre choix que de se réinventer. La solution trouvée par les responsables des ressources humaines a été de passer à une version en ligne. Les événements d'embauche virtuels ont fini par présenter de nombreux avantages. En plus d'être économiques, ils peuvent accueillir plus de candidats puisqu'il n'y a pas besoin d'un lieu physique. Ils sont également parfaits pour les entreprises qui cherchent à recruter des candidats à l'échelle mondiale , puisqu'il est possible de participer à ces événements de n'importe où dans le monde. 

Le travail à distance devenant la nouvelle norme, il y a tout lieu de penser que les événements de recrutement virtuel resteront à la mode longtemps après la pandémie. Si vous envisagez d'en organiser un - en personne ou virtuel - voici quelques conseils pour une organisation sans stress !

Planifier à l'avance

Bien que le concept puisse paraître simple, un événement de recrutement ne se planifie pas du jour au lendemain. Commencez par créer un calendrier résumant les étapes nécessaires, comme la réservation d'un lieu, l'envoi des invitations et la publicité. Prenez le temps de discuter avec vos collaborateurs des rôles et des responsabilités que vous souhaitez leur confier. Il est également temps de fixer votre budget. Les événements de recrutement virtuels sont une alternative moins coûteuse que les événements en personne, mais n'oubliez pas de prendre en compte le coût de la plateforme que vous souhaitez utiliser. Il existe désormais de nombreuses plateformes en ligne qui offrent une expérience captivante en matière d'événements virtuels. Vous pouvez consulter vFairs, Brazen, Talentspace ou Showfloor.

Pour que votre événement se démarque, pensez au type d'activités que vous pourriez organiser. Ne vous limitez pas aux entretiens traditionnels en tête-à-tête. Les visites guidées, les discussions avec le personnel ou les ateliers de groupe sont des possibilités que vous pourriez envisager pour faire de cet événement une expérience mémorable pour les candidats. Concernant les dates, planifiez l'événement sur plusieurs jours pour accueillir un maximum de personnes et réduire l'impact sur vos équipes. Les événements d'embauche ont généralement lieu le mardi, le mercredi ou le jeudi. Ainsi, vous avez encore le début de la semaine pour envoyer vos courriels de rappel, et les gens ne sont pas encore dans l'ambiance du week-end. 

Déterminez vos objectifs

Avant de vous plonger dans la logistique, vous devez déterminer quels sont vos objectifs de recrutement. Voici une liste de contrôle des questions que vous pourriez vous poser lors de la planification de votre événement :

  • Combien de candidats souhaitez-vous recevoir ? 
  • Quel type de candidats voulez-vous attirer ?
  • Combien de postes prévoyez-vous de pourvoir ? 
  • Offrez-vous des postes à temps plein, à temps partiel ou à distance ? 
  • Quelle serait la date de début ? 

La clé d'un événement de recrutement réussi est d'être clair sur vos objectifs et d' articuler votre stratégie autour d'eux. Si vous souhaitez attirer de jeunes diplômés, pensez à envoyer des invitations aux universités locales. Si vous prévoyez d'offrir des postes à distance par le biais d'un événement de recrutement en ligne, trouvez un moyen d'atteindre les candidats internationaux et organisez l'événement à des heures qui tiennent compte des différents fuseaux horaires.

Grâce à son expertise dans le recrutement de candidats bilingues, Canada Talents peut vous aider à élaborer une stratégie personnalisée et efficace pour attirer des talents internationaux répondant à vos besoins. 

Promouvoir votre événement

La meilleure façon de promouvoir des événements est de loin d'utiliser les médias sociaux. Publiez les nouvelles sur votre page Instagram et Facebook et investissez éventuellement dans une campagne publicitaire qui s'affichera lorsque les utilisateurs navigueront sur l'application. Vous pouvez également préparer des flyers ou des panneaux que vous pourriez afficher dans vos locaux afin que les clients obtiennent les informations la prochaine fois qu'ils passeront devant. Pensez également aux plateformes d'offres d'emploi. Indeed, la plus populaire au Canada, propose même des outils intégrés pour planifier et réaliser vos entretiens virtuels. LinkedIn a également développé sa propre fonctionnalité d'événement, qui est l'un des meilleurs moyens de promouvoir votre événement auprès des personnes déjà intéressées par votre entreprise. 

N'oubliez pas de concevoir une page de renvoi attrayante comprenant une description de l'événement, les dates, le lieu, et une section "Que faut-il apporter" pour que les candidats viennent préparés. Vous pouvez utiliser un outil de réservation d'événements comme Eventbrite si vous souhaitez que les gens s'inscrivent à l'avance. Toutefois, laissez l'événement ouvert aux personnes qui se présentent sans rendez-vous. Certaines personnes peuvent apprendre la nouvelle à la dernière minute et décider spontanément de venir. D'autres peuvent avoir des horaires de travail serrés et ne pas pouvoir s'engager à l'avance.

Définir la stratégie de recrutement

Votre équipe de recrutement doit être préparée pour que l'événement se déroule sans heurts et efficacement. Dressez une liste de questions de présélection qui vous permettront de qualifier ou de disqualifier rapidement les candidats. Ainsi, vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur les profils qui correspondent le mieux aux rôles. Voici quelques exemples de questions de présélection que vous pourriez poser aux candidats potentiels :

  • Dans quel type d'environnement de travail vous épanouissez-vous ?
  • Qu'est-ce qui rend un travail gratifiant et motivant pour vous ?
  • Quels sont vos objectifs de carrière ?
  • Quelle fourchette de salaire attendez-vous ?
  • Quand pouvez-vous commencer si vous êtes engagé ?

L'objectif des événements de recrutement est d'embaucher sur place. Il faut donc que tout soit clair à l'avance quant au type de candidats que vous recherchez. 

Créer une expérience positive pour les candidats

Les événements de recrutement sont aussi une occasion de promouvoir votre entreprise, alors ne négligez pas l'expérience des candidats. Commencez par une première impression positive en demandant à des hôtes d'accueillir les candidats à l'entrée et de les aider à trouver leur chemin. Pensez à offrir un kit de bienvenue avec des friandises, un prospectus avec le programme et quelques friandises. Si l'événement se déroule en ligne, commencez par une présentation de bienvenue et ayez toujours quelqu'un de disponible dans une salle virtuelle pour répondre aux questions ou rediriger les candidats en cas de confusion.  

Donnez un avant-goût du travail

Les événements de recrutement doivent être l'occasion pour les demandeurs d'emploi d'en savoir plus sur votre entreprise et les différents postes disponibles. Si votre événement se déroule en personne, pensez à l'organiser sur le lieu de travail afin que les candidats puissent se faire une idée réelle de l'environnement de travail. Proposez une visite des installations et présentez les postes disponibles. Prévoyez quelques membres de votre équipe prêts à parler de leurs expériences et à répondre aux questions sur leur emploi.

Vous pouvez également prévoir des activités au cours desquelles les candidats pourront s'essayer à certaines tâches associées à chaque poste. Par exemple, si vous recrutez un designer, envisagez d'organiser un concours entre les candidats pour celui qui proposera la meilleure idée de logo. Si vous recherchez des vendeurs, mettez-les au défi de présenter l'un de vos produits. Cette stratégie pourrait maximiser vos taux de rétention puisque les candidats savent à quoi s'en tenir. De plus, c'est aussi un excellent moyen de déterminer quels candidats sont les plus aptes à occuper le poste, ce qui facilite le processus de sélection.

Bonus d'offre

Rien ne fonctionne mieux que les incitations financières pour encourager les gens à postuler à des emplois. Vous pourriez offrir des remises ou des cartes-cadeaux pour vos services à chaque candidat participant à un entretien. Mettez en place un programme de parrainage des employés afin que votre personnel existant puisse inviter ses amis à venir à l'événement. Si leur ami finit par être embauché, tous deux recevront une prime unique en espèces. Ces primes de recommandation d'employés vont généralement de 1 000 à 3 000 dollars, mais peuvent aller jusqu'à 10 000 dollars pour les postes les plus qualifiés. 

N'oubliez pas de faire un suivi 

Le suivi montre que votre entreprise se soucie de l'expérience du candidat et souhaite s'améliorer à l'avenir. Pour les événements en personne, préparez de courts questionnaires à remplir avant de partir. Pour les événements en ligne, envoyez un courriel de rétroaction pendant que l'événement est encore frais. Profitez des adresses électroniques recueillies pour inviter directement les candidats qui n'ont pas été sélectionnés à vos futurs événements.

Si vous avez besoin d'aide pour vos besoins en recrutement, Canada Talents propose des plans adaptés à différents projets de recrutement. Vous pouvez décider de garder le contrôle sur certaines étapes, ou de déléguer entièrement le processus jusqu'à ce que nous vous laissions prendre votre décision finale. Contactez-nous dès maintenant à l'adresse welcome@canada-talents.ca, et nous discuterons de la solution la plus adaptée à vos besoins.

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Rêveur intentionnel, conférencier culturel, mentor et designer, Julien Mainguy est arrivé au Canada en 2014 et il s'est engagé auprès des gens et des communautés pour faire une différence. Il s'efforce de construire de meilleures sociétés, en utilisant la sensibilisation à la gestion culturelle et en se comprenant mieux.