Donner du feedback est une activité à la fois enrichissante et stimulante. Lorsqu'il est effectué correctement et avec respect, le retour d'information peut améliorer les performances d'une personne en lui fournissant des conseils et des orientations. Cependant, tout le monde ne réagit pas de la même manière au retour d'information, et parfois la critique peut conduire à l'hostilité et à d'autres comportements improductifs. Les conseils ci-dessous sont destinés à vous fournir les outils nécessaires pour donner un retour d'information constructif et respectueux des besoins de chacun.
Faire un retour au Canada
Le Canada est un société multiculturelle et égalitaire ce qui signifie qu'il y a beaucoup de diversité culturelle sur le lieu de travail. Par conséquent, il est essentiel de tenir compte du fait que tout le monde ne souhaite pas recevoir de la rétroaction de la même façon ; nous y reviendrons plus tard.
De manière générale, le Canada favorise le feedback indirect, où les managers fournissent simultanément des commentaires positifs et négatifs. Par exemple, vous pouvez critiquer le caractère verbeux de la présentation de votre collègue tout en le complimentant sur l'inclusion de graphiques utiles. Cette approche privilégie le bien-être de l'environnement de travail dans son ensemble plutôt que l'efficacité de la présentation. Cela signifie également que vous devez écouter attentivement lorsque vous recevez des commentaires afin de réfléchir à l'ensemble du message plutôt qu'au premier commentaire de votre collègue. Dans le milieu de travail canadien, on s'attend de manière tacite à ce que vous réfléchissiez toujours de manière critique aux commentaires que vous recevez.
Pour une personne novice dans ce style de rétroaction, un mentor culturel peut être une ressource essentielle pour vous. Il peut vous aider à modeler un feedback culturellement approprié et à développer un style qui vous semble plus authentique. Bien que l'approche indirecte soit généralement privilégiée, elle est incroyablement flexible et complète souvent d'autres styles de retour d'information plus souvent qu'on ne le pense.
Quand donner son avis ?
Recevoir un retour d'information peut être stressant pour toutes les parties concernées, mais ce n'est pas une fatalité. Une erreur fréquente consiste à ne donner du feed-back que tous les mois ou même tous les ans. Non seulement cela crée une coupure avec votre personnel ou vos pairs, mais cela signifie souvent que des problèmes qui auraient dû être abordés plus tôt continuent de faire boule de neige et deviennent plus importants.
Il serait plutôt préférable de donner un feedback dès que vous voyez quelque chose qui peut avoir des conséquences importantes. Ce n'est pas toujours un problème qu'il faut régler. Un feedback souvent positif peut faire en sorte que les employés redoublent d'efforts dans un domaine de force qui améliorera considérablement leur productivité. De plus, le fait de donner fréquemment du feedback normalisera le processus, ce qui peut diminuer la peur et l'incertitude entourant le feedback. Nombreux sont ceux qui trouvent qu'aucun retour est plus stressant qu'un commentaire constructif.
Avant de donner un feedback, veillez à demander la permission. Il est essentiel de reconnaître que tout le monde n'est pas forcément dans le bon état d'esprit pour recevoir du feedback à tout moment. Plutôt que de risquer votre relation personnelle ou professionnelle avec une personne, essayez d'attendre la bonne occasion, lorsqu'elle pourra être pleinement réceptive à vous. Le fait de poser la question permet à la personne de choisir si le moment est opportun pour elle et la met plus à l'aise pendant que vous lui faites part de vos commentaires. Avant de poser la question, il peut être utile de mettre en contexte le feedback que vous souhaitez obtenir afin de surmonter tout préjugé. Par exemple, il se peut que la personne s'attende à une critique cinglante alors que vous voulez en réalité complimenter un comportement positif.
Lorsque vous donnez un feedback constructif, essayez de trouver un espace privé pour la discussion. De cette façon, la personne qui reçoit le feedback est plus réceptive et moins gênée.
Comment donner du feedback ?
Leretour, ou feedback, ne doit pas nécessairement être un monologue préenregistré. Certains des meilleurs retours sont initiés en invitant la personne à évaluer sa performance. Vous pouvez le faire par le biais de questions ouvertes telles que "quels sont les domaines que vous espérez améliorer ?" ou "que feriez-vous différemment la prochaine fois ?". Celarévélera rapidementleur niveau de conscience de soi et permettra à l'individu d'assumer la responsabilité de sa performance. Cela permet également de s'assurer que vous ne fournissez pas un retour d'information redondant et que vous ne faites pas d'hypothèses incorrectes sur l'employé.
Lorsque vous donnez un retour, vous ne voulez pas qu'il soit trop personnel. Concentrez-vous sur les compétences ou le processus d'une personne au lieu de critiquer son caractère. Essayez de fournir un retour plus objectif en évitant les déclarations du type "tu ", comme "tu dois travailler sur ta façon de communiquer". Au lieu de cela, parlez de ses actions ou de votre expérience. Dans l'exemple précédent, vous pourriez dire quelque chose comme : "J'ai trouvé que le dernier rapport contenait trop d'erreurs."
D'un autre côté, vous ne voulez pas donner un retour si objectif qu'il en devienne impersonnel. Vous voulez plutôt que vos commentaires s'adressent directement à la personne que vous critiquez. Le problème se pose souvent lorsqu'on essaie de faire une critique au niveau d'un groupe. Par exemple, vous pouvez dire à un groupe : "Certains d'entre vous doivent améliorer leurs compétences en négociation". Bien que cela évite de pointer du doigt des individus, ce qui est à éviter, cela n'est absolument pas pertinent pour une partie du groupe. Les performances individuelles améliorent les performances globales du groupe, il serait donc plus efficace de s'adresser directement et en privé à ceux qui ont besoin d'être améliorés.
Un autre conseil est d'essayer d'être clair et précis lorsque vous faites un retour. Cela signifie inclure des exemples détaillés du problème et des conséquences qui en découlent. Si votre retour d'information est vague et non spécifique, la personne aura du mal à le mettre en œuvre, ou son interprétation pourrait entraîner d'autres problèmes. Essayez plutôt de vous concentrer sur des qualités mesurables, souvent appelées KPI (Key Performance Indicators). Les KPI fournissent des objectifs visibles sur lesquels les membres de l'équipe peuvent travailler.
Il peut parfois être utile de rédiger vos commentaires à l'avance. De cette façon, vous pouvez évaluer si votre message est clair et pratique. Si une rencontre en personne est généralement idéale, le feedback écrit reste un outil précieux.
Comme pour toute communication nécessaire, il est essentiel d'évaluer si votre message a été compris. Veillez à poser des questions de confirmation et même à demander à la personne de répéter ce qu'elle a entendu pour vous assurer qu'il n'y a pas eu de malentendu. Encore une fois, il est impératif de donner un feedback indirect car le message peut se perdre dans la nuance.
Méthode Sandwich & "Plussing"
La méthode du sandwich de compliments est souvent utilisée pour donner un feedback correctif. Cette méthode consiste à faire un compliment à une personne, puis un retour correctif, suivi d'un dernier compliment. De cette façon, votre feedback est pris en sandwich entre deux compliments. Cette méthode facilite l'entrée de la personne dans le processus de feedback et contribue à renforcer l'idée que la critique constructive est un processus positif.
Une erreur fréquente consiste à considérer la méthode sandwich comme un moyen de désamorcer les critiques négatives. Alors qu'en réalité, le processus est conçu pour vous obliger à examiner attentivement les aspects positifs et négatifs de la performance d'un membre de l'équipe. Les qualités positives entourant le feedback correctif doivent être tout aussi utiles et encourageantes que vos critiques, afin que le processus ne soit pas condescendant. Avec cette approche, les employés se sentent plus appréciés, et ils peuvent utiliser cet environnement de travail positif pour améliorer leur efficacité.
Les studios Pixar ont mis au point une autre méthode de rétroaction appelée "plussing". Dans le "plussing", le retour doit également offrir une solution possible pour corriger les problèmes plutôt que de simplement critiquer. Cette méthode s'inspire du mantra "Oui et..." de l'improvisation, où les acteurs ne font qu'ajouter aux idées de l'autre et ne les retirent jamais. Mais, là encore, l'accent est mis sur l'utilisation du feedback pour encourager les autres à se développer et non pour les faire taire.
Les méthodes Sandwich et Plussing sont plusieurs approches de rétroaction qui fonctionnent toutes ensemble pour répondre avec succès aux divers besoins du milieu de travail canadien. Cependant, vous constaterez que certaines méthodes sont plus efficaces que d'autres, alors assurez-vous d'expérimenter différentes approches pour découvrir ce qui convient le mieux à chaque personne.
Comment se préparer ?
Donner ou recevoir du feedback peut être très utile, mais c'est aussi très difficile. Toutefois, si vous examinez attentivement l'environnement de travail canadien unique et posez beaucoup de questions pour vous assurer que les deux parties sont prêtes à recevoir des commentaires, vous constaterez que le processus est beaucoup plus facile. N'oubliez pas d'éviter les déclarations "vous" et pratiquez même de nouvelles méthodes de critique comme les méthodes "sandwich" ou "plus". N'oubliez jamais que le feedback n'est pas un processus réducteur. Il s'agit de se renforcer mutuellement. Définissez des attentes claires et n'oubliez pas d'exprimer à quel point vous appréciez ce qu'ils font de bien.
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